Подпись документа право подписи резолюция на документе

Предлагаем к прочтению статью. Если вы не найдете ответа по теме "Подпись документа право подписи резолюция на документе" или захотите актуализировать данные на 2020 год, то задавайте вопросы дежурному специалисту.

Статья 29. Исполнение резолюций и документов

Статья 29. Исполнение резолюций и документов

1. Рассмотрение документа должно производиться в день поступления его адресату.

2. Все документы, зарегистрированные в общем отделе с резолюциями главы администрации, его заместителей и управляющего делами, возвращаются в общий отдел и вручаются под расписку в регистрационном журнале непосредственно руководителю (заместителю) либо должностному лицу, в функциональные обязанности которого входит прием и отправка корреспонденции.

3. Внутри структурного подразделения поступившие документы рассматриваются руководителем (заместителем) и передаются непосредственно исполнителям.

4. Резолюции, адресованные руководителям любой категории, исполняют указанные должностные лица и их подчиненные (в последнем случае письменный ответ об исполнении требований резолюции подписывается руководителем, которому адресована резолюция, он же несет ответственность за надлежащее исполнение указания, содержащегося в этой резолюции).

5. Если исполнение поручено нескольким должностным лицам (структурным подразделениям) и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за исполнение документа является должностное лицо, указанное в резолюции первым.

Общий отдел обеспечивает соисполнителей необходимым количеством копий.

6. Соисполнители, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.

7. Ответы на депутатские запросы даются за подписью главы администрации либо его заместителей в 10-дневный срок, а при необходимости дополнительной проверки или дополнительного изучения вопрос — 20-дневный срок с предварительным уведомлением депутата о причинах задержки.

8. Срок исполнения документов, если он не определен письменно, устанавливается один месяц.

Поручения с пометкой «Срочно» исполняются в течение трех рабочих дней, требующие дополнительного изучения поставленных вопросов — в течение 10 дней.

Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются в соответствии с указанным сроком.

Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель предоставляет по нему промежуточный ответ.

9. Срок исполнения документа может быть продлен на основании докладной записки исполнителя должностным лицом, наложившим резолюцию об исполнении документа.

Докладная записка подается не позднее, чем за два дня до истечения срока исполнения документа. Докладные записки в адрес главы администрации подписываются заместителями главы администрации или управляющим делами.

>
Ответы на входящие документы
Содержание
Решение Собрания депутатов Костромского муниципального района от 1 марта 2006 г. N 49 «Об утверждении Положения об администрации.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник: http://base.garant.ru/15130052/7a69fb6632f5876efd3160114758a106/

Назначение реквизита «Резолюция», его место на документе. Требования к оформлению резолюции.

Резолюция — письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;

для формата А5: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм.

41. Требования к оформлению реквизитов «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения». Оформление приложений.

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Например: Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений. Например:

Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008

№ 12‑7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.

Например: Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Читайте так же:  Обжалование судебных издержек

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «. представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Например:Приложение 2
к приказу директора института
18.11.2008 № 9

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Да какие ж вы математики, если запаролиться нормально не можете. 8618 — | 7453 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Источник: http://studopedia.ru/16_19996_naznachenie-rekvizita-rezolyutsiya-ego-mesto-na-dokumente-trebovaniya-k-oformleniyu-rezolyutsii.html

Глава 17. Реквизит «Указание по исполнению документа (резолюция)»

Глава 17. Реквизит «Указание по исполнению документа (резолюция)»

75. Резолюция, наложенная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя: фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

76. При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.

77. Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа на свободном от текста месте.

Резолюция может оформляться на бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

>
Реквизит «Заголовок к тексту»
Содержание
Постановление Правительства Калининградской области от 10 апреля 2017 г. N 180 «Об утверждении инструкции по делопроизводству.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник: http://base.garant.ru/44412324/4132834011083186a07350b1579a99a1/

Резолюция на документе

Требования к оформлению резолюции установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Резолюция включает следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Кравченко А.В., Паршину П.С.

Прошу подготовить проект договора с фирмой «Нота» к 18.05.2006.

Место для подписи

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым. Исполнители в этом случае выступают в качестве соисполнителей. Указание их в резолюции выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей на рабочие совещания для рассмотрения хода и результатов работы по выполнению поручения. Соисполнители обязаны представлять материалы (проекты документов) ответственному исполнителю. Обязанность ответственного исполнителя – анализировать, обобщать представленные материалы и готовить проект окончательного документа, являющегося результатом выполнения поручений, данных в резолюции.

Резолюция должна четко определять результат исполнения («подготовить предложения», «учесть при разработке проекта», «согласен», «к сведению», «прошу доложить», «для анализа и обобщения» и др.). В резолюции может оговариваться и форма представления результатов исполнения («дать заключение», «подготовить сводку отзывов»).

Резолюция должна быть конкретной, резолюции типа «прошу рассмотреть», «прошу исполнить», «к исполнению», «прошу переговорить», «прошу зайти» ничего не говорят исполнителю и вообще не могут рассматриваться как резолюции.

Срок исполнения может не указываться в резолюции, если в тексте документа срок исполнения назван, и руководитель при рассмотрении документа не считает нужным его изменить.

Резолюция может быть оформлена на самом документе, и тогда она пишется от руки руководителем. Резолюция размещается в заголовочной части документа на свободном от текста месте. Если на документе несколько резолюций, и для их размещения в заголовочной части документа места недостаточно, резолюция может быть оформлена на любом свободном от текста месте документа.

Второй вариант – оформление резолюции на специальном бланке формата А5 или А6. В этом случае резолюция может составляться самим руководителем или готовиться до рассмотрения документа руководителем, его помощником или референтом. Если руководитель согласен с содержанием документа, ему остается лишь расписаться на бланке под составленной резолюцией.

При оформлении резолюции на бланке обязательно указывается наименование документа, дата и номер документа, к которому резолюция относится. Резолюции, оформленные на бланке, в практике управления называют поручениями. Резолюция, оформленная на бланке, подкалывается к документу, и после исполнения документа вместе с ним подшивается в дело. Резолюция является неотъемлемой частью документа, она может содержать важную для его последующего использования информацию, поэтому ни в коем случае не должна уничтожаться.

Резолюцию выносит руководитель, но и секретарю необходимо знать некоторые особенности принятия решений, которые находят свое выражение в резолюции. Их можно сформулировать следующим образом:

— способ выполнения поручения, данного в резолюции, можно не указывать, если исполнителю доверяют самостоятельный выбор способа выполнения задания;

— если выбор способа исполнения поручения исполнителю доверять нельзя или это не желательно по каким-либо причинам, в резолюции следует конкретизировать, что и как должен делать исполнитель;

— следует стремиться к тому, чтобы у задания, данного в резолюции, был только один исполнитель, соисполнители нужны только в тех случаях, когда поручения затрагивают интересы разных подразделений;

— резолюция должна быть понятна исполнителю, она должна исключать возможность разночтений и быть исчерпывающей, чтобы исключить возможность обращения к руководителю за разъяснениями.

Источник: http://www.profiz.ru/sr/6_2006/1577/

Резолюция

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

#1[71] 11 октября 2006, 15:16
Кто-нибудь знает как правильно оформлять резолюции и где это можно найти?! И у кого как на практике оформляются резолюции.
#2[78] 18 октября 2006, 10:58
где найти не подскажу, но расскажу кое-что з того, что помню.
итак, резолюция — это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
резолюция помещается в правом верхнем углу, на первом листе документа.
в состав данного реквизита входят такие элементы как фио исполнителя (ей), содержание поручения, сроки исполнения, подпись руководителя и дата.
#3[86] 9 ноября 2006, 11:50
о резолюции, ее форме смотрите п. 2.3.18. примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной 23.05.1995 № 13
#4[100] 22 ноября 2006, 15:30
постановление совета министров республики беларусь
26 мая 2005 г. N 544
Читайте так же:  Развод супругов через загс по обоюдному согласию

об утверждении положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию
работы с обращениями граждан

11. после регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителям государственных органов, иных организаций (должностным лицам).
поручения руководителей государственных органов, иных организаций (должностных лиц) о дальнейшем рассмотрении обращений граждан оформляются в форме резолюций.

приказ комитета по архивам и делопроизводству
республики беларусь
23 мая 1995 г. N 13

об утверждении примерной инструкции по делопроизводству
в министерствах, госкомитетах и других центральных
органах управления, учреждениях, организациях и на
предприятиях республики беларусь

приказ министерства юстиции республики беларусь 10 декабря 2001 г. N 398

об утверждении инструкции по делопроизводству в
областных, минском городском судах республики беларусь

Источник: http://kadrovik.by/topic/385/

Подпись. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений

Текст документа

Отметка о контроле

Заголовок к тексту

Васильеву КА

Резолюция

В резолюции фиксируются указания руководителя по исполне­нию документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюции.

Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции, например:

Подготовить проект контракта к 26.05.2007 подпись 22.05.2007

Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение до­кумента является лицо, указанное в резолюции первым.

Реквизит является обязательным дня всех документов, кроме до­кументов, составленных на бланке формата А5, и необходим для ре­гистрации и поиска документа.. Заголовок должен максимально крат­ко и точно отражать содержание документа и грамматически согла­совываться с названием вида документа. Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева, без кавычек, не подчеркивают. Точка вконце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 20-30 знаков, количество строк не более пяти. Строки заголовка печатают один интервал.

Реквизит проставляется на документах, исполнение которых кон­тролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле простав­ляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) каран­дашом или специальным штампом — «К» или «Контроль». Распола­гается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

Текст — основной реквизит документа, который должен содер­жать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анке­ты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разде­лы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабски­ми цифрами.

Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и приложе­ниях к распорядительным документам.

Подпись — обязательный реквизит, обеспечивающий удостове­рение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетен­цией. Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят; наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка под­писи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. На документе может быть более одной подписи, если за его со­держание несут ответственность несколько лиц. В этом случае под­писи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязан­ности руководителя, при этом не допускается ставить перед наиме­нованием должности предлог «за» или косую черту.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: При сдаче лабораторной работы, студент делает вид, что все знает; преподаватель делает вид, что верит ему. 9631 — | 7393 — или читать все.

Источник: http://studopedia.ru/2_43416_podpis.html

Подпись документа, право подписи. Резолюция на документе

Контрольная работа по предмету : «Документоведение»

1. Понятие, особенности оформления и право подписи. 4

2. Резолюция на документе. 11

Видео (кликните для воспроизведения).

Список литературы. 21

Список литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: ИПК «Издательство стандартов», 2003.

2. Деловые коммуникации: учеб. пособ. / Е.И.Кривокора. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 190 с.

3. Спивак В.А. Деловые коммуникации. Теория и практика /В.А. Спивак. – М.: ЮРАЙТ, 2014. – 460 с.

4. Зарецкая Е.Н. Деловое общение: учебник / Е.Н. Зарецкая. — В 2 т. – Т.I. – 3-е изд. – М.: Издательство «Дело» АНХ, 2008. – 704 с.

5. Зарецкая Е.Н. Деловое общение: учебник / Е.Н. Зарецкая. — В 2 т. – Т.II. – 3-е изд. – М.: Издательство «Дело» АНХ, 2008. – 704 с.

6. Ионова А.И. Этика и культура государственного управления: учеб. пособие / А.И. Ионова.– 2-е изд. отв. ред. Г.В. Атаманчук. – М.: Изд-во РАГС, 2005. – 176 с.

7. Кибанов А.Я. Конфликтология / А.Я. Кибанов, И.Е. Ворожейкин. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 302 с

8. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: учеб. пособие / А.П. Панфилова.– СПб.: Знание, 2001. – 496 с.

9. Рогожин М.Н. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. – СПб.: Питер, 2015.

10. Румынина Л.А. Делопроизводство. – М.: Фора, 2015.

11. Скворцова В.Н.Деловые и общественные отношения : учеб. пособие / В.Н. Скворцова. – Томск: Изд.-во ТПУ, 2006. – 167 с.

12. Соломанидина Т.О. Организационная культура компании: учеб. пособие / Т.О. Соломатина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 624 с.

13. Юшкина Т.В. Делопроизводство. – М.: Флинта, 2015.

14. Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. — 2007. — №5. – С. 21 – 30.

Читайте так же:  Организация полиции обязанности и права полиции

ЦЕНА РАБОТЫ: 300 руб.

КОД РАБОТЫ: Doc_0047

Источник: http://magref.ru/podpis-dokumenta-pravo-podpisi-rezolyutsiya-na-dokumente/

Оформление резолюции

  • Мольков Г.Г. | доцент кафедры информационных систем Государственного университета управления

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

    указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;

характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);

указание сроков ожидаемого исполнения;

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюцииадресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

  • «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
  • «дополнительно переговорить»;
  • «подтвердить получение»;
  • «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

  1. Ситуация является стандартной
  2. Ситуация не является стандартной.
  3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

    Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:

Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Сроки исполнения

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля .Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Месторасположение резолюции

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Читайте так же:  Правила производства судебно медицинских экспертиз

Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Делайте правильный выбор

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5136

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Резолюция

В этой статье будет не много текста, потому что некоторые вещи проще показать, чем объяснить. Мы разберем такое понятие документооборота как «резолюция». Что это такое, для чего она нужна, как ее правильно ставить и читать.

Резолюция представляет собой короткое указание, которое дает руководящее лицо своим подчиненным, и которое относится к теме документа. Резолюция является знаком того, что письмо было рассмотрено и отправлено на исполнение, следовательно, она ставится на каждом документе, пришедшем в организацию.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Об этом говорит нам ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Каждое поступившее в организацию деловое письмо проходит регистрацию. После этого секретарь отдает его руководителю. Руководитель читает письмо и назначает ответственного. Например, начальника отдела. И ставит резолюцию:

А – пишет фамилию этого начальника,

Б – дает короткое задание (можно обойтись и без него),

В – срок, в который нужно выполнить задание,

Г – дату постановки задания,

Д – после чего расписывается.

Затем письмо поступает ответственному исполнителю – тому самому начальнику отдела. Если он лично будет заниматься выполнением задания, письмо остается у него. Если же назначит исполнителя из числа своих подчиненных, то поставит свою резолюцию – точно так же, как и его шеф.

Резолюция — отправная точка контроля исполнения документов. Если в организации действует система контроля, секретарь делает необходимые пометки в электронной базе данных, и лишь после этого отдает письмо исполнителю.

Посмотрите на картинку. Перед вами – обыкновенное письмо, рассмотренное руководителем и отправленное на исполнение. Цифры рядом со стрелками означают следующее:

1 – поступившее в письмо было зарегистрировано, т.к. стоит штамп с номером входящего письма;

2 – рассмотрев письмо, генеральный директор отписал его двум начальникам отделов;

3 – в резолюции было дано конкретное задание: «разобраться и доложить»;

4 – стоят дата постановки задания…

5 – …и подпись директора;

6 – ответственные исполнители, в свою очередь, отписали письмо своим подчиненным, выдав им короткие задания: оценить объем работ и провести правовой анализ документов.

Всего в письме на картинке три резолюции.

Резолюция пишется от руки на любом свободном от текста месте документа. Чем выше должность отписывающего, тем выше он пишет свою резолюцию. Можно оформить резолюцию на отдельном листе и приложить его к документу.

Зачастую одно письмо может быть отписано двум исполнителям. В этом случае принято считать главным того, кто указан в резолюции первым. Он имеет право координировать работу всех остальных исполнителей, собирать совещания и проводить все необходимые организационные мероприятия.

Отписанное сразу двум ответственным исполнителем письмо может размножиться и отправиться одновременно в два отдела. При этом к главному (указанному первым) исполнителю отправится оригинал письма. Это то письмо, на котором стоят «живые» подписи отправителя и штамп входящего.

Что означает слово «Ходатайствую» в резолюции? Читайте в статье по ссылке!

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1928

РЕЗОЛЮЦИЯ.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Читайте так же:  Сколько времени длится развод по обоюдному согласию

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;

характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);

указание сроков ожидаемого исполнения;

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательное требование к резолюции — адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

«информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;

«сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации.

Ситуация является стандартной

Ситуация не является стандартной.

Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно.

Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками.

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля.Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://studopedia.ru/16_10226_rezolyutsiya.html

Подпись документа право подписи резолюция на документе
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here